Was hat die Pandemie-Übung denn nun gebracht?

Tochter Lucie Willa und Katze Luna am Montagmittag:“Papa, wenn du doch sowieso zu Hause bist, kannst du dann auch was Leckeres kochen?”
Ein Ausschnitt aus der Online Version von Haz.de, Foto: Katrin Kutter

Am 2. und 3. März arbeiteten alle Eins A Mitarbeiter im Rahmen einer „Krisenübung Pandemie“  aus dem Homeoffice. Als wir in der letzten Februarwoche über unseren Plan berichteten, da lächelten noch einige milde, eine Woche später lachte keiner mehr, so schnell kann einen die Realität doch einholen.

Hier die vorläufigen Ergebnisse unserer Übung:

Zunächst mal die Technik, sie hat uns weitgehend gut unterstützt und funktioniert. Verbesserungen sind nötig bei der Telefonanlage. Unsere 12 Jahre alte Telefonanlage ist den Anforderungen nicht mehr gewachsen. Es dauert zu lange, bis die Anlage auf ein anderes Telefon umstellt. Da bleibt nichts anderes übrig, als neu zu investieren. Unsere bestehenden Kunden haben uns über unsere Mobiltelefone erreicht.

Die Datenübertragung mit WinSCP funktionierte gut. WinSCP ist eine freie SFTP- und FTP-Client-Software für Windows. WinSCP kopiert Dateien zwischen lokalem und entferntem Computer mit diversen Protokollen. Langfristig überlegen wir noch, ob wir VPN installieren, das müssen wir mit unserem IP-Berater diskutieren.

Nachdem wir es jahrelang nicht mehr benutzt haben, wurde kurz vor unserer Übung die neueste Skype-Version auf unseren Laptops installiert, so dass wir den Charme von Videokonferenzen kennenlernten. Das ist besonders bei länger andauerndem Home Office sinnvoll.

Aber es gab Probleme jenseits der Technik, die wir nicht bedacht hatten. Am ersten Tag der Übung rief ein Kunde an und wollte ganz schnell etwas an seiner Webseite geändert haben. Dazu waren zwei Passwörter nötig. Und die lagen in einer Dünnakte im Büro, sie waren nicht digital hinterlegt.

Diesen Punkt haben wir hinterher länger diskutiert. Jens Voshage erinnerte sich daran, dass der ehemalige Chefredakteur von Heise Online auf einer Veranstaltung einmal erzählt hatte, dass ein auf Papier aufgeschriebenes Passwort im Tresor viel sicherer sei, als ein elektronisch hinterlegtes.

Von daher werden wir einen Workflow einführen, dass Passwörter auch in den Privathaushalten der beiden Chefs hinterlegt werden.

Wir hatten Geschäftspapier und Firmenstempel vergessen, konnten also zum Beispiel keine Rechnungen  schreiben, ärgerlich. Außerdem stellten wir fest, dass für die Drucker daheim keine Ersatzpatronen vorrätig waren. Größere Mengen hätten wir also gar nicht drucken können. Deshalb werden wir eine Art Notfallkoffer herrichten, in dem alle diese Dinge vorhanden sind und der im Notfall schnell zur Hand ist.

Zwei Dinge müssen wir noch vertiefen: Wir wollen in  unseren Beratungsgesprächen mit unseren Kunden reden und eventuell Kreativ-Workshops machen, wie man im Krisenfall Online-Projekte schnell auf die Beine bekommen kann, um zum Beispiel ausgefallene Veranstaltungen zu ersetzen.

Beispiele für eine derartige Agilität lassen sich in allen Branchen finden. Porsche hat seine WeChat-Fans jüngst auf seine professionelle digitale Verkaufsberatung mitsamt Online-Konfigurator aufmerksam gemacht, in der Unterhaltungsindustrie feierten Filme aufgrund geschlossener Kinosäle erfolgreiche Onlinepremieren, das Shanghai Symphonieorchester, dessen Vorführungen vorläufig ausgesetzt sind, teilt hausgemachte Musiksequenzen seiner Musiker online. Und ganz nah ist das Beispiel der abgesagten ITB, die die Veranstalter jetzt gerade versuchen, im virtuellen Bereich zu ersetzen.

Und dann haben wir uns während der Übung die Frage gestellt, was eigentlich passiert, wenn es brennt. Unser schönes Agenturfachwerkhaus dürfte brennen wie Zunder und der Server steht natürlich hier im Haus. Zwar haben wir eine Back-up-Festplatte bei unserem Dienstleister stehen. Aber wie lange dauert es, bis wir mit den gesicherten Daten arbeiten können und was ist mit dem E-Mail-Server? Fragen, die wir noch beantworten müssen.

Und noch etwas ist uns klar geworden: Wenn wir im Pandemie-Fall überhaupt noch Kundentermine wahrnehmen können, dann müssen wir öffentliche Verkehrsmittel meiden. Also Fahrrad. Oder bei größeren Entfernungen das Auto. Klimaneutral ist das dann natürlich nicht mehr.

Mit Widersprüchen leben lernen.

Jens Voshage, Thorsten Windus-Dörr

PS: Ein schöner Nebeneffekt war übrigens, dass die Hannoversche Allgemeine Zeitung und die Zeit auf unsere Übung aufmerksam wurden und darüber berichteten.

Eins A Kommunikation führt Pandemie-Übung wegen Covid-19-Virus durch