Wie arbeitet eine PR-Agentur während einer Pandemie? Eins A Kommunikation hat vorgesorgt!

Jens Voshages improvisiertes Stehpult im Homeoffice in Hannover Wettbergen.

Durch zahlreiche Erfahrungen mit unseren Kunden aus der Versorgungswirtschaft befassen wir uns seit 2007 intensiv mit der Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit und Krisenkommunikation im Umfeld von Pandemien. Daher haben wir auch in der Agentur Vorsorgemaßnahmen erarbeitet und vorbereitet. Unsere zweitägige Pandemie-Übung hat gezeigt, dass Eins A Kommunikation grundsätzlich auch bei einem Corona Shutdown arbeitsfähig ist.

In unserem Geschäftsfeld „Issues Management und Krisenkommunikation“ arbeiten wir bei Kunden auch in Projekten zum Krisenmanagement und Business Continuity Management (BCM) mit. Die hier entstehenden Anforderungen an die Agentur sowie die Erfahrungen aus den Projekten und Übungen haben wir kontinuierlich in die Prozesse, Arbeitsweise und technische Ausstattung bei Eins A Kommunikation einfließen lassen. Im Rahmen der zweitägigen Krisenübung „Pandemie“, die wir am 2. und 3. März 2020 in der Agentur durchgeführt haben, haben wir unsere Planungen überprüft und konnten auch einige Optimierungen durchführen.

Aus heutiger Sicht ist Eins A Kommunikation arbeitsfähig – zumindest, solange die Stromversorgung und schnelle Internet-Zugänge flächendeckend verfügbar sind. Zum Schutz der Mitarbeiter der Agentur und unserer Kunden vor Covid19-Erkrankungen sowie zur Unterstützung der behördlichen Bemühungen, die Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen, nehmen wir zwei Mal täglich eine Lagebeurteilung vor, um die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Um unsere Kunden beim Realisieren von internetbasierten Angeboten sowie mit der Pandemie zusammenhängenden Kommunikationsaufgaben schneller unterstützen zu können, richten wir innerhalb  unseres Netzwerks eine virtuelle Expertengruppe ein, die wir als Thinktank nutzen werden. Wir werden darüber berichten.

Präsenz in der Agentur

Je nach Lage werden wir mit einem Mitarbeiter in der Agentur oder komplett im Homeoffice arbeiten. Grundsätzlich ergeben sich dadurch nur geringe Einschränkungen für unsere Arbeit. Kundentermine Je nach Lage werden wir persönliche Treffen mit Kunden und unseren Dienstleistern außer Haus und in der Agentur nicht mehr durchführen. In Absprache mit unseren Kunden werden wir Wege suchen, um die Gespräche zu den vereinbarten Zeiten zum Beispiel per Videokonferenz stattfinden zu lassen. Eine Verschiebung von Terminen ist nicht sinnvoll, da mit einer längeren Pandemie-Lage zu rechnen ist – und Projekte in der Regel keine langfristige Unterbrechung vertragen.

Veranstaltungen

Mitarbeiter von Eins A Kommunikation werden je nach Lage angewiesen, nicht an Veranstaltungen teilzunehmen. Zugleich sind alle Mitarbeiter gebeten worden, auch im privaten Umfeld Veranstaltungen zu meiden sowie je nach Lage, Sozialkontakte zu verringern.

Erreichbarkeit • Telefon

Unsere Telefonanlage ist nur bedingt von extern zu bedienen. Daher haben wir unsere Kunden gebeten, die Ihnen bekannten Mobil-Nummern Ihrer Ansprechpartner zu wählen. Das klappt ganz gut. Außerdem sind wir uneingeschränkt über die bekannten E-Mail-Adressen erreichbar.

• Skype Wir werden Gesprächstermine unter anderem durch SkypeKonferenzen ersetzen. Auch sind wir über Skype per Chat, als Anruf und als Videotelefonat erreichbar. Sofern Sie mit der Agentur Kontakt aufnehmen möchten, nutzen Sie bitte für 

Jens Voshage: jens.voshage

Thorsten Windus-Dörr: wth40plus

• Messenger-Dienste Sie können uns per Facebook-Messenger, InstagramDirektnachrichten, Twitter-Direktnachrichten sowie nach Absprache bzw. andere Telefonnummern per WhatsApp erreichen. Auch Telegram nutzen wir. Derzeit prüfen wir den Einsatz von Threema.

Woche 2 des Corona-Shutdown: Und wie sieht es mittlerweile aus?

Wir arbeiten weitgehend mit dem ganzen Team im Homeoffcie, bis in den frühen Nachmittag ist nach Möglichkeit ein Mitarbeiter in der Agentur. Technisch läuft so weit alles. Jens Voshage fehlt sein Stehpult. Um langfristig einsatzfähig zu bleiben, hat er sich eine Lösung fürs Homeoffice „gebastelt“. Thorsten Windus-Dörr fehlt im Homeoffice sein (spezieller) Bürostuhl, auf Dauer ist die Bank daheim unbequem. Außerdem haben wir gemerkt, dass der Austausch doch etwas begrenzt ist, wenn das ganze Team über eine längere Zeit im Homeoffice arbeitet. Daher werden wir versuchen täglich eine kurze Skype-Konferenz zu machen, in der jeder kurz über den vorherigen Arbeitstag berichtet und sagt, was auf der To-do-Liste steht. Das ist nicht nur gut für die Arbeit, sondern auch für den sozialen Kontakt!

Stand: 24. März 2020

Jens Voshage
Thorsten Windus-Dörr